Top Tipps für Online Meetings von zuhause aus

In diesem Blogartikel fassen wir für dich unsere Top Tipps für Online Meetings zusammen und verraten dir, welche Updates dein remotes Arbeiten noch professioneller und effektiver gestalten!

Top Tipps für Online Meetings: VOR DEM MEETING:

EINLADUNG

Am Anfang eines jeden Meetings steht die Einladung. Bereits beim Titel solltest du darauf achten, dass du diesen passend zum Thema des Meetings wählst. In Teams gibt es auch die Möglichkeit, sich in das Meeting über das Telefonnetz einzuwählen (z.B. mit dem Handy oder Telefon). Du solltest darauf achten, dass du diese Option in deine Einladung integrierst. Ebenfalls solltest du eine Agenda für das Meeting beigefügen. Natürlich ist es auch möglich, einen gesonderten Agenda-Ordner anzulegen.

KONFERENZRAUM

Bevor das Meeting startet, solltest du vorab die Konferenzoptionen entsprechend eingestellen. Hier sollte u.a. geklärt werden, ob für das Meeting ein Wartebereich oder die „Anklopf“-Funktion sinnvoll wären. Auch Moderatoren und Präsentatoren sollten vor Beginn des Termins festgelegt werden sowie die jeweiligen Berechtigungen erteilt werden. Darüber hinaus solltest du auch die Audio- und Kameraoptionen vor Beginn des Meetings abstimmen und entsprechend aktivieren bzw. deaktivieren.

Außerdem bietet Teams die Option an, während eines Videocalls den eigenen Hintergrund anzupassen. Dies dient nicht nur zur Wahrung der eigenen Privatsphäre, sondern wirkt auch viel professioneller! Es gibt zum einen die Möglichkeit den Hintergrund verschwommen darzustellen. Zum anderen bietet Microsoft eine Auswahl an Hintergrundbildern, die als Filter eingesetzt werden können. Außerdem kannst auch ein ganz individuelles Hintergrundbild verwenden. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du einen professionellen Hintergrund erstellen kannst.Zudem solltest du von der Noise Cancelling Option gebrauch machen, um störende Hintergrundgeräusche während eines Teams-Meeting zu entfernen. Wie das geht kannst du in diesem Beitrag nachlesen.

Weitere Features lassen eine gut organisierte Vorbereitung zu, beispielsweise mithilfe des Whiteboards. Mit diesem stehen dir zahlreiche Anwendungen zur Verfügung: Angefangen mit den Klassikern, wie den verschiedenen Stift-Funktionen, die das Zeichnen oder Schreiben per Maus oder mit dem Stift (z.B. beim Surface) ermöglichen, bis hin zum Schreiben über die Tastatur. Außerdem kannst du im Teams Whiteboard auch Notizzettel verwenden, Dokumente und Bilder hochladen und Reaktionen einfügen. Auch steht dir eine Auswahl an Vorlagen zur Verfügung, die du verwenden kannst. Das Beste daran ist, dass alle Kanal-Mitglieder die Änderungen im Whiteboard in Teams zeitgetreu sehen können. Wie du ein Whiteboard erstellen kannst, zeigen wir dir hier.

Unter „Besprechungsnotizen“ können vorab -oder auch während des Meetings“- Kommentare oder Anmerkungen eingefügt werden. Im Reiter „Dateien“ können für das Meeting benötigte Dokumente vorab hochgeladen werden. Mit dem Plus lassen sich weitere Reiter individuell hinzugefügt werden.

Top Tipps für Online Meetings: WÄHRENDDESSEN:

KAMERA-INHALTE

Eine neue Kamera-Funktion in Teams ermöglicht eine intelligente Erfassung, mit der du Inhalte von physischen Whiteboards und Dokumenten während Besprechungen in hoher Qualität freigeben kannst. Dafür kannst du die Kamera deines Laptops, eine sekundäre USB-Webcam o.ä. verwenden. Genau wie in Microsoft Teams Rooms erkennt die intelligente Erfassungstechnologie das Objekt, schneidet es zu und rahmt es ein, während der Inhalt im Videostream verbessert wird. Personen, die sich vor dem Objekt befinden, können transparent gemacht werden, so dass jeder den Inhalt deutlich sehen kann.

MOBILE CALL IN

Häufig sind Teilnehmer während des Meetings unterwegs und nehmen über das Handy teil. In solchen Situationen kommt es nicht selten vor, dass die Netzwerkqualität schlecht ist oder die Verbindung abricht. In solchen Fällen wird ein Hinweis mit zusätzlicher „Join by phone“-Option versendet. Wird dieser Option zugestimmt, wird automatisch in wenigen Sekunden eine Verbindung über das Telefonnetzwerk aufgebaut. Der Teilnehmer kann, zwar ohne Kamera, weiter am Meeting teilhaben.

AUFZEICHNUNG

Diese Option kann bereits vor Beginn festgelegt werden. Sobald der erste Teilnehmer das Meeting betritt, beginnt die automatische Aufzeichnung. Vorteil ist, dass das Aufzeichnen, wenn es denn vorgesehen war, nicht vergessen wird. Der Nachteil ist, dass das Warten auf die Vollzähligkeit samt Small-Talk ebenfalls aufgenommen wird und höchstwahrscheinlich nicht relevant ist. Dies lässt sich im Nachhinein jedoch zügig beheben, indem man das Video nachträglich zuschneidet.

PROTOKOLL

Vor Meeting-Beginn sollte der Protokollführer festgelegt werden. Dem Verantwortlichen stehen einige Varianten zur Verfügung, wie und wo das Protokoll geführt und abgelegt werden soll (z.B. direkt aus dem Outlook-Termin heraus das Protokoll in OneNote zu führen oder direkt in OneNote).

TRANSKRIPTION

Das Gesprochene wird mit dieser Anwendung automatisch mit einem Untertitel versehen. Seit November 2021 kannst du dir die Untertitel nun auch innerhalb eines Microsoft Teams Meeting-Fensters statt in einem zweiten Fenster anzeigen lassen. So wird es dir ermöglicht, dem Gesagten zu folgen, ohne zwischen den Untertiteln und der Präsentation wählen zu müssen.

BESPRECHUNG SPERREN

Diese Anwendung wird häufig für verspätete Teilnehmer eingesetzt. Bei zu spätem Meeting-Eintritt wird der Zugang gesperrt und der Verspätete von der Teilnahme ausgeschlossen.

BILDSCHIRM TEILEN

Eine weitere und bekannte Anwendung ist die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, sodass alle Beteiligten visuell teilhaben können. Hier solltest du unbedingt darauf achten, welches Fenster du genau teilst, um nicht Gefahr zu laufen private, sensible oder vertrauliche Informationen ungewollt preiszugeben

CLOUD FÜR UMFRAGEN IN TEAMS

Für Antworten aus offenen Textumfragen während Teams-Besprechungen steht dir jetzt Cloud zur Verfügung. Diese sammelt die Antworten und gibt dir zusätzlich einen schnellen Überblick über die wichtigsten Textphrasen, die von den Teilnehmern beantwortet wurden.

REIHENFOLGE DER MELDUNGEN

Während Meetings kannst du dir nun die Reihenfolge der Meldungen von Meeting-Teilnehmern anzeigen lassen. Klicke hierfür einfach auf das Teilnahmefeld und sehe in welcher Reihenfolge die Handzeichen eingegangen sind. So sorgst du dafür, dass sich Teilnehmer während eines Online-Meetings genauso wahrgenommen fühlen, wie während eines Termins in Präsenz

Top Tipps für Online Meetings: NACH DEM MEETING:

ANWESENHEIT

Für jedes Meeting wird im Nachgang eine Teilnehmerliste mit der exakten Teilnahmedauer des Einzelnen erstellt. Zudem werden alle im Meeting getätigten Notizen, geteilte Dateien etc. gesammelt und in dem Termin gespeichert. Sollten Informationen, Dokumente etc. anschließend benötigt werden, findest du diese im entsprechenden Termin.

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Kai Osthoff

Inhaber bei Osthoff innovations

Manchmal hat man das Gefühl, er hat zu jeder IT-Frage die passende Antwort. Die Wahrheit ist, Microsoft 365, Azure und Teams sind seine Passion.

Mit seinen Kund*innen und Mitarbeiter*innen teilt er sein Wissen in den Sozialen Netzwerken und auf YouTube.

Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.