Insbesondere während der Pandemie waren sie überall im Netz zu finden: Lustige Videos zu Online-Meeting-Pannen. Dabei wurde ein breites Band an unangenehmen Situationen geboten, vom ungewollten Einsatz peinlicher Filter bis hin zu unangenehmen Hintergrundgeräuschen war alles dabei. Was für Außenstehende amüsant erscheinen mag, kann im Geschäftsalltag fatale Folgen haben. Dabei ist es alles andere als kompliziert ein gut organisiertes Meeting mit MS Teams zu planen und abzuhalten. Nicht nur das: Teams stellt zahlreiche Features bereit, die zusätzlich unterstützen und zudem als eine Art Assistent eigesetzt werden können. Wie auch bei einem Meeting in Präsenz ist es sinnvoll, die Planung in die drei Stufen „1. Vorbereitung“, „2. Währenddessen“ und „3. Danach“ einzuteilen.
Andreas Schweizer und Kai Osthoff vom #365talk haben sich dem Thema in einer der letzten Folgen angenommen. Die komplette Folge gibt es hier zum nachschauen (oder wer es mag zum nachlesen):
Vorbereitung:
Einladung
Am Anfang eines jeden Meetings steht die Einladung. Bereits beim Titel sollte darauf geachtet werden, dass dieser passend zum Thema des Meetings gewählt wird. Bei einem vollen Terminkalender kann so der Überblick bewahrt werden. Auch wenn das Meeting in Präsenz stattfinden soll, bietet es sich dennoch an, eine Teams-Besprechung hinzuzufügen. Zudem gibt es auch die Möglichkeit, sich in das Meeting über das Telefonnetz einzuwählen (z.B. mit dem Handy oder Telefon), falls eine Teilnahme direkt über Teams nicht möglich ist. Falls jemand -vielleicht sogar kurzfristig- doch nur online teilnehmen kann, können so Teilnehmerausfälle oder Verzögerungen vermieden werden. In den Outlook-Einstellungen kann für jeden erstellen Termin das automatische Hinzufügen dieser Option festgelegt werden, sodass das manuelle Festlegen für jeden einzelnen Termin entfällt.
Ebenfalls sollte der Einladung die Agenda für das Meeting beigefügt werden. Natürlich ist es auch möglich, einen gesonderten Agenda-Ordner anzulegen. So hat man alle besprochenen Themen mit dem Verweis auf das entsprechende Datum übersichtlich an einem Ort gesammelt. Das bietet sich vor allem bei wiederkehrenden Meetings und Jour-fixe-Terminen an. Dabei sind allerding zusätzliche Handgriffe und eventuelle Herausforderungen bezüglich der Zugriffsberechtigungen, vor allem bei Meetings mit externen Teilnehmern, zu bedenken. Möglich ist außerdem eine Kombination aus beiden Varianten. Die Teilnehmer haben so einen direkten Überblick über alle Agenda-Punkte und müssen nicht extra eine Datei in einem gesonderten Ordner raussuchen und öffnen. Vor allem im Hinblick auf die Zugriffsberechtigungen sowie Komfort und Schnelligkeit bietet sich diese Option an.
Ein weiteres Feature das Microsoft anbietet, ist die automatische Kürzung von Meeting-Zeiten. Eine Konferenz, für die für eine Stunde eingeplant ist, wird beispielsweise automatisch auf 45 Minuten gekürzt. So wird der Druck sich kurzzufassen erhöht und langes Ausschweifen sowie Abschweifen vermieden oder zumindest etwas eigeschränkt. Ob diese Anwendung sinnvoll ist, muss individuell entschieden werden. Insbesondere bei Meetings die grundsätzlich immer etwas länger dauern oder bei Personen, die gerne überziehen, könnte diese Option bei der Zeiteinhaltung unterstützen. Generell versteht es sich von selbst, dass Pünktlichkeit und Zeiteinhaltung im (Geschäfts)-Alltag eine zentrale Rolle spielen und auch im Rahmen des remoten Arbeitens nicht vernachlässigt werden dürfen, auch wenn es „nur“ zwei Minuten sind.
Konferenzraum
Bevor das Meeting startet sollten vorab die Konferenzoptionen entsprechend eingestellt werden. Hier sollte u.a. geklärt werden, ob für das Meeting ein Wartebereich oder die „Anklopf“-Funktion sinnvoll wären. Insbesondere bei Meetings mit externen Teilnehmern oder mehreren Teilnehmern bietet es sich an, einen Wartebereicht einzustellen, um unangenehme Situationen vor Start des Meetings zu vermeiden. Auch Moderatoren und Präsentatoren sollten vor Beginn des Termins festgelegt werden und die jeweiligen Berechtigungen erteilt werden. Darüber hinaus sollten auch die Audio- und Kameraoptionen vor Beginn des Meetings abgestimmt und entsprechend aktiviert oder deaktiviert werden. Im Zweifel sollten alle Teilnehmer zu Beginn immer auf stumm geschaltet und die Kameras aktiviert werden. Sollten einzelne Teilnehmer sich gegen die Kameraaktivierung entscheiden, kann diese auch vor Meeting-Eintritt oder auch währenddessen ausgeschaltet werden.
Weitere Features lassen eine gut organisierte Vorbereitung zu, beispielsweise mithilfe des Whiteboards. Außerdem können unter „Besprechungsnotizen“ vorab -oder auch während des Meetings“- Kommentare oder Anmerkungen eingefügt werden. Im Reiter „Dateien“ können für das Meeting benötigte Dokumente vorab hochgeladen werden. Mit dem Plus lassen sich weitere Reiter individuell hinzugefügt werden.
Währenddessen
Mobile Call in
Häufig sind Teilnehmer während des Meetings, vielleicht sogar mit dem Auto oder Zug, unterwegs und nehmen über das Handy teil. In solchen Situationen kommt es nicht selten vor, dass die Netzwerkqualität schlecht ist oder die Verbindung sogar abricht. In solchen Fällen wird ein Hinweis mit zusätzlicher „Join by phone“-Option versendet. Wird dieser Option zugestimmt, wird automatisch in wenigen Sekunden eine Verbindung über das Telefonnetzwerk aufgebaut. Der Teilnehmer kann, zwar ohne Kamera, weiter am Meeting teilhaben ohne viel zu verpassen.
Aufzeichnung
Diese Option kann bereits vor Beginn festgelegt werden. Sobald der erste Teilnehmer das Meeting betritt, beginnt die automatische Aufzeichnung. Vorteil ist, dass das Aufzeichnen, wenn es denn vorgesehen war, nicht vergessen wird. Der Nachteil ist, dass das Warten auf die Vollzähligkeit samt Small-Talk ebenfalls aufgenommen wird und höchstwahrscheinlich nicht relevant ist. Dies lässt sich im Nachhinein jedoch zügig beheben, indem man das Video nachträglich zuschneidet. Natürlich sollte vor Beginn die Einverständniserklärung aller Teilnehmer eingeholt sowie alle Datenschutzrichtlinien beachtet werden. Ebenso ist es möglich, die Aufzeichnung während bestimmten Sequenzen laufen zu lassen. Die Aufzeichnungen werden automatisch in OneDrive gespeichert. Zudem sollte beachtet werden, dass bei Terminen, die über einen Channel durchgeführt wurde, die Aufnahmen auch im entsprechenden Channel abgespeichert.
Protokoll
Vor Meeting-Beginn sollte der Protokollführer festgelegt werden. Dem Verantwortlichen stehen einige Varianten zur Verfügung, wie und wo das Protokoll geführt und abgelegt werden soll. Eine Möglichkeit ist es, direkt aus dem Outlook-Termin heraus das Protokoll in OneNote zu führen. Eine andere Möglichkeit ist die Protokollnutzung direkt in OneNote. Hier lassen sich die Meeting-Details in OneNote hinzufügen. Informationen zum Termin, wie z.B. Agenda, Teilnehmerliste etc., werden dann automatisch übernommen.
Transkription
Diese Anwendung gibt es aktuell zwar nur auf Englisch, jedoch ist die Einführung einer Option für die deutsche Sprache in der nächsten Zeit zu erwarten. Das Gesprochene wird mit dieser Anwendung automatisch mit einem Untertitel versehen.
Besprechung sperren
Diese Anwendung wird häufig für verspätete Teilnehmer eingesetzt. Bei zu spätem Meeting-Eintritt wird der Zugang gesperrt und der Verspätete von der Teilnahme ausgeschlossen. Allerdings gibt es sicherlich zahlreiche Alternativen, die chronisches Verspäten zielführender zurechtweisen können.
Weitere Optionen
Wie bereits zu Beginn erwähnt, kann der Organisator Kamera- oder Mikrophon-Optionen für Teilnehmer sperren, jedoch auf Datenschutzgründen nicht wieder entsperren. Wurden Kamera und/oder Mikrophon vom Organisator gesperrt, kann der Teilnehmer nur noch selbst diese wieder entsperren.
Eine weitere und bekannte Anwendung ist die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, sodass alle Beteiligten visuell teilhaben können. Hier sollte beachtet werden, welches Fenster genau geteilt werden soll, um nicht Gefahr zu laufen private, sensible oder vertrauliche Informationen ungewollt preiszugeben. Dafür sollte vor dem Teilen das entsprechende Fenster ausgewählt werden.
Danach
Anwesenheit
Für jedes Meeting wird im Nachgang eine Teilnehmerliste mit der exakten Teilnahmedauer des Einzelnen erstellt. Zudem werden alle im Meeting getätigten Notizen, geteilte Dateien etc. gesammelt und in dem Termin gespeichert. Sollten Informationen, Dokumente etc. anschließend benötigt werden, findet man diese im entsprechenden Termin.
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