Wie du eine Shared Mailbox in Outlook einrichten kannst, erfährst du in diesem Beitrag!
Was ist eine Shared Mailbox?
Shared Mailboxen -also zentrale E-Mailpostfächer, auf die ausgewählte Gruppen von Leuten Zugriff haben- sind keine Innovation, sondern gehören in fast jedem Unternehmen sowie in zahlreichen anderen Einrichtungen zum Alltag. Die Einrichtung in MS Outlook ist ein Kinderspiel.
Wie richtest du eine Shared Mailbox in MS Outlook ein?
- Im ersten Schritt meldest du dich mit einem globalen Administrator- oder mit einem Exchange-Administratorkonto an. Du bist kein Administrator, wenn du die Meldung „Sie haben keine Berechtigung für den Zugriff auf diese Seite oder die Ausführung dieser Aktion“ bekommst.
- Im Admin Center gehst du anschließend zur Seite „Teams & Gruppen“ und „Freigegebene Postfächer“
- Unter „Freigegebene Postfächer“ wählst du nun die Option „+ Freigegebenes Postfach hinzufügen“ aus. Anschließend benennst du das Postfach, auf dessen Grundlage die Mail-Adresse konfiguriert wird. Bei Bedarf kannst du die Adresse bearbeiten und ggf. auch umbenennen. Speichere deine Änderungen ab, sodass du im nächsten Schritt nun die Mitglieder hinzufügen kannst
Unter „Nächste Schritte“ wählst du unter dem Punkt „Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen“ die Gruppe aus, der der Zugriff auf dieses Postfach genehmigt werden soll.
Wähle nun „+ Mitglieder hinzufügen“ aus und setze ein Häkchen bei den entsprechenden Personen. Abschließend speichere deine Einstellungen.
Zwischen Berechtigungen kannst du auswählen?
Folgende Berechtigungen kannst du für das ausgewählte Postfach auswählen:
Vollzugriff: Der Benutzer erhält die Berechtigung dazu das Postfach zu öffnen und als Besitzer dieses Postfachs zu agieren und kann somit Kalenderelemente erstellen, E-Mails lesen, anzeigen, löschen und ändern sowie Tasks und Kalenderkontakte erstellen -allerdings können mit dem Vollzugriff keine E-Mails über das freigegebene Postfach versendet werden.
Senden als: Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer, die Identität des freigegebenen Postfachs beim Senden einer E-Mail zu wechseln.
Senden im Auftrag von: Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden.
Du willst noch mehr über MS 365 lernen oder hast dir sogar zum Ziel gesetzt, ein richtiger Profi zu werden? Dann besuche unseren YouTube Kanal oder schließe JETZT auf unserer 365learn Seite dein Abo ab und erhalte den Zugang zu allen exklusiven MS365 Lerninhalten, regelmäßigen Updates, Live Events und vielem mehr!
Mit seinen Kund*innen und Mitarbeiter*innen teilt er sein Wissen in den Sozialen Netzwerken und auf YouTube.
Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.
- Zentrales Adressbuch für Teams Telefonie - 15. März 2023
- Microsoft Teams – Organisationen verlassen - 8. Dezember 2022
- Wie aktiviert man DND in Microsoft Teams? - 7. Dezember 2022
