Warum die Microsoft Teams Telefonie richtig fetzt!

Warum die herkömmliche Art und Weise des Telefonierens ziemlich verstaubt ist und wir die Microsoft Teams Telefonie richtig überragend finden, erfährst du hier!

Wenn ich dich frage, ob du eigentlich schon auf dem Schirm hast, dass Microsoft Teams auch eine Telefonie-Funktion anbietet, wirst du höchstwahrscheinlich mit „ja“ antworten. Dann werde ich mir heimlich ins Fäustchen lachen, denn ich bin mir ziemlich sicher, dass wir nicht dieselbe Funktion meinen. Lass mich kurz aufklären: Mit Microsoft Teams Telefonie ist nicht der Videocall -egal ob mit oder ohne Bild- gemeint, sondern tatsächlich das stinknormale Telefonat, nur eben über Microsoft Teams. „Der hat gut reden“, denkst du dir jetzt sicher. Als IT-Dienstleister und Microsoft 365-Experte muss ich solche Themen ja immer richtig hot finden, oder? Das tue ich auch, dennoch bin ich ehrlich: Wo Licht ist, ist auch Schatten. Aber dazu später mehr. Zuerst möchte ich begründen, warum ich die Teams Telefonie so richtig abfeiere.

Die meiste Kommunikation verläuft heutzutage digital via E-Mail, Handy, Chats etc., ganz auf das Telefonieren über das Festnetz können die meisten im Job dann leider aber doch nicht verzichten. Außerdem geht es ja nicht nur um das Anrufen, sondern auch um das Angerufen-Werden. Wenn man diesen Teilbereich der Kommunikation zwar nicht vollständig ablegen, jedoch mit dem anderen -den man sowieso gefühlt 24/7 in Einsatz hat- verbinden kann, haben wir gewonnen, oder? Die verstaubten Endgeräte, wie Tischtelefone, werden also abgelöst und durch das Handy, Teams am Laptop oder spezielle Teams-Telefone ersetzt.

• • • Nur eine Oberfläche: der Teams-Client wird zur Kommunikationsschaltzentrale für das ganze Unternehmen
    • Eingehende Teams-Calls und Telefongespräche landen auf einer identischen Mailbox. Die Aktivitäten-Übersicht zeigt mir alle Informationen an
    • Der Schulungsaufwand sinkt signifikant
    • Die Sprachqualität ist überragend
    • Die Standortunabhängigkeit wird noch deutlicher

 

Im Prinzip ist das Microsoft Teams Phone System eine VoIP-Telefonanlage. Alle Kommunikationsangelegenheiten können aber dadurch vollständig über den Teams-Client geregelt werden -ausgenommen E-Mails, diese dürfen weiterhin in ihrem trauten Heim Outlook bleiben.

Im Teams Client erscheinen mit dem Erwerben der Telefonie-Lizenz zu den bereits bestehenden Anrufen weitere Funktionen. Unter anderem die Kurzwahl, wie man sie vom Festnetz kennt. Hier lassen sich jedoch nur interne Kontakte aus Teams sowie Gäste von Teams hinterlegen. Was an dieser Stelle leider noch fehlt, ist die Möglichkeit Kontakte aus dem Adressbuch ohne Teams-Adressen hinzufügen zu können.

Kontaktdaten werden aus dem persönlichen Adressbuch des Outlook-Clients gezogen. Ein globales Adressbuch, z.B. aus einem öffentlichen Ordner-wie man es erwarten würde-, kann aktuell nicht hinterlegt oder freigegeben werden. Diesen Kontakten kann eine Kurzwahlnummer zuweisen werden, eine Funktion zur Organisation in Gruppen fehlt allerdings.

Wenn in deinem Unternehmen viele Anrufe eingehen, können Warteschleifen durchaus Sinn machen. Diese Funktion ermöglicht, dass Anrufer in einem Warteraum gehalten werden, bis ein Mitarbeiter, der den Anruf entgegennehmen kann, frei wird. In Teams kann zudem eine Begrüßungsnachricht, Wartemusik oder Ansagen eingerichtet werden, die z.B. über die verbleibende Wartezeit updaten.

Innerhalb des Anrufs kann der Teilnehmer an einen Teams-Kontakt durchgestellt werden. Das läuft schnell und übersichtlich ab, indem man den Anrufer durch das Optionen-Feld im Call mit dem jeweiligen Mitarbeiter verbindet.

Der Anrufbeantworter wird zur „Cloud Voice Mail“. Nachdem ein Nutzer eine Microsoft Teams Telefonie-Lizenz erworben hat, gibt es dieses Feature automatisch. Diese unterscheidet sich zur herkömmlichen Mailbox nicht.

Doch wie bereits angedeutet, ist auch die Teams-Telefonie nicht frei von Makeln.

• • • Im Vergleich zu herkömmlichen Telefonanalgen -die bereits viele Jahre auf dem Markt sind- hat man mit einem Teams Telefon-System vermehrt mit Unzulänglichkeiten zu kämpfen
    • Ein globales Firmenadressbuch mit Kundenkontakten ist leider nicht vorhanden. Lediglich die persönlichen Kontakte können in Teams gesucht, gefunden und angerufen werden. Umgedreht natürlich auch: der Name des Anrufers wird nur angezeigt, wenn er den persönlichen Kontakten entstammt -fast immer.
    • Während Teams-Besprechungen wird es klingeln, sollte dich jemand über die Telefonie-Funktion erreichen wollen

Wie du siehst hat die Funktion viele Vor- aber auch einige Nachteile. Man sollte bei dieser Thematik allerdings immer im Hinterkopf behalten, dass dieses Produkt erst seit 2017 existiert -es steckt quasi noch in den Kinderschuhen. Wir sollten der ganzen Sache noch etwas Zeit geben. Dennoch bin ich davon überzeugt, dass es wird -Schritt für Schritt.

Heutzutage wird das Telefonieren häufig unterschätzt. Professionelle Visitenkarten sind für Unternehmen eine Selbstverständlichkeit, auch in die E-Mail Signatur wird viel Mühe gesteckt –entspricht dein telefonischer Auftritt auch diesem Niveau oder benötigst du  Unterstützung beim professionellen telefonischen Auftritt in deinem Unternehmen?

 

Ich und mein Team finden, dass diese kleinen Nachteile keine bedeutende Rolle spielen. Viel mehr feiern wir es, dass einem Teams-Kanal eine Telefonnummer zugeordnet werden kann, sodass alle Kanalmitglieder unter dieser Rufnummer erreicht werden können. Für ausgehende Anrufe kann diese Funktion ebenso verwendet werden.

Außerdem gelten die Bürozeiten der Microsoft 365 Konfiguration natürlich auch für die Telefonie. Wenn du in deinem Status als „Verfügbar“ angezeigt wirst, dann musst du damit rechnen, dass während dieser Zeit auch dein Telefon klingeln kann. Prinzipiell gelten alle Benachrichtigungen und Verfügbarkeitseinstellungen für das gesamte Teams-Universum und somit auch für die Telefonie. Das bedeutet keine lästigen Einstellungen pro Anwendung, sondern alle Fliegen mit einer Klappe schlagen -genial, oder?! Übrigens sitze ich in diesem Augenblick draußen auf unserer Terrasse und schreibe den Entwurf zu diesem Artikel in OneNote -die Sonne steht so schön, ein angenehmes Lüftchen weht…naja du weißt schon, sonst schweife ich noch zu sehr ab. Jedenfalls kann ich ganz easy meinen Status ändern. Ein Swipe nach oben und ein Swipe nach links und schon werde ich als „Beschäftigt“ angezeigt. Wenn ich mich so anschaue: der Teams-Client auf dem iPhone, daneben das OneNote…man könnte sagen, ein richtiges Arbeitstier!

Ich bin nicht müde zu erwähnen, dass so das mobile Arbeiten von heute aussieht. Ach ja, bevor ich es vergesse: Wenn du mich einmal auf dem Sprung erwischst und ich vielleicht im Auto sitze, dann klingelt es eben auch dort. Den Unterschied wirst du aber sicherlich kaum merken. Du siehst, die Grenzen verschwimmen zunehmend. Ob es mir Angst macht? Im Gegenteil: man lernt damit umzugehen sowie diese neue Situation zu beherrschen und erntet goldene Früchte: eine unvorstellbare Flexibilität und neu gewonnene Freiheit, die ich nie wieder missen möchte!

Im #365talk habe ich gemeinsam mit Andreas Schweizer ausführlicher über die Vorteile der Microsoft Teams-Telefonie gesprochen. Zudem erklären wir unter anderem, wie du dein MS Teams an das Telefonfestnetz anbinden kannst und geben dir noch weitere Tipps und Tricks mit auf den Weg! Nichts wie los zum Video!