Du bist einen Tag nicht im Büro, kommst entspannt zurück an deinen Schreibtisch und wirst mit E-Mails überflutet, sobald du den Computer startest. Die getankte Energie wird sogleich durch das Mail-Chaos zunichte gemacht und die Motivation sinkt langsam aber sicher in den Keller. Wie du dieses Dilemma in den Griff bekommst, erklären wir dir mit 5 einfach Tipps.
Tipp #1: Mails als internes Kommunikationsmittel abschaffen
Kurze Nachrichten, Updates und tägliches Hin-und-Her können am einfachsten in Chats via Microsoft Teams kommuniziert werden. Diese Nachrichten landen nicht mehr länger im Postfach und werden so auch schneller beantwortet.
Tipp #2: Definierte Zeiten zur Mail-Bearbeitung festlegen
Wer sich mehrere Zeitpunkte im Laufe des Tages reserviert, um E-Mails zu checken, vermeidet nicht nur eine große Ansammlung, sondern schafft sich ein stets aktuelles Postfach. So können wichtige Nachrichten gleich beantwortet werden und gehen nicht zwischen Newslettern und Spam-Mails verloren.
Tipp #3: GTD verwenden
Der Getting Things Done (GTD) Ansatz beschreibt das Arbeiten anhand einer festgelegten To-Do-Liste. Um GTD in Outlook umzusetzen, kannst du das „Aufgaben“ Tool nutzen, um deine To-Dos des Tages oder der Woche an einem festen Ort zu sammeln. Wenn du eine E-Mail per Drag-and–drop zum Aufgabenfeld ziehst, kannst du sie so auch ganz einfach in ein to-do umwandeln. Outlook bietet noch viele weitere solcher Möglichkeiten, wie zum Beispiel das Kategorie-Werkzeug, das Ablagesystem oder das Nutzen von Projekten. Wichtig ist, dass du deine eigene Ordnung im E-Mail Programm findest und konsequent mit deinem eigenen System ans Organisieren herangehst.
Tipp #4: Anhänge durch Links ersetzen
Anstatt große Dateien per Anhang beizufügen, kannst du diese durch Links ersetzen. Hierzu einfach auf das Link-Einfügen-Symbol (siehe Bild) klicken, und den Reiter Hochladen und teilen wählen. Dann kannst du die zu versendende Datei in den Text einfügen.
Tipp #5: CCs reduzieren
Im Prinzip sollten CC-Mails nur dann genutzt werden, wenn eine weitere Person die Informationen auch tatsächlich benötigt. An sich macht aber auch hier das An-Feld mehr Sinn, da CC-Mails oftmals übersehen werden. Wenn jemand nicht ausdrücklich um eine Dokumentation des Verlaufs bittet, reicht also meistens eine Kopie einer endgültigen Entscheidung. Ansonsten einfach eine kurze Nachricht via Teams (siehe Tipp #1) schicken, um die Korrespondenz unter Kollegen zu reduzieren.
Die Flut an E-Mails in den Griff zu bekommen ist also kein Hexenwerk. Mit bewusster Auseinandersetzung, Eigenorganisation und passenden Kommunikationsstrukturen im Team reduziert sich die Menge an Nachrichten und erspart den einen oder anderen Stressmoment.
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Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.
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