Urlaubszeit ist die schönste Zeit! Einfach mal abschalten, die Seele baumeln lassen und neue Energie tanken. So sieht der Idealzustand aus. Wir alle wissen ganz genau, dass es in der Praxis nicht immer so aussieht. Auf unserem YouTube-Kanal zeigen wir regelmäßig, welche zahlreichen Features Microsoft 365 bereitstellt. Die Funktionen sind wahre Helden des Alltags, die uns im täglichen Geschäft verlässlich zur Seite stehen. Doch wie sieht es im Urlaub aus? Insbesondere wenn die Hardware nicht nur geschäftlich, sondern auch privat genutzt wird, kann es schnell dazu führen, dass das Abschalten im Urlaub durch ständige Benachrichtigungen gestört wird. Wir haben einige Tipps und Tricks zusammengefasst, wie die Abwesenheit optimal organisiert werden kann.
Tipp Nr.1: Lese nur wichtige Mails:
Wenn du Mails während deines Urlaubs lesen möchtest, bietet es sich an, einen gesonderten Ordner nur für wichtige Mails in Outlook anzulegen und nur diese zu bearbeiten. Die restlichen Mails lässt du vorerst links liegen und kümmerst dich nach deiner Rückkehr um sie.
(Wie du dein volles Postfach nach dem Urlaub am besten Abarbeiten kannst, zeigen wir in diesem Blog-Post).
Tipp Nr.2: Definiere eine Stellvertretung:
Wenn du im Urlaub keine Mails lesen möchtest, kannst du in Outlook ganz einfach eine Stellvertretung definieren, die sich in der Zwischenzeit um die eingegangenen Mails kümmert.
Möchtest du wichtige Mails jedoch selbst bearbeiten, kannst du einen gesonderten Ordner, wie bei Tipp Nr.1 beschrieben, erstellen und deine Stellvertretung bitten, alle wichtigen Mails in diesen Ordner zu schieben. Alle restlichen Mails kann deine Stellvertretung während deiner Abwesenheit für dich bearbeiten.
Tipp Nr. 3: Bring dein Smartphone zur Ruhe:
Schalte während deines Urlaubs alle geschäftlichen (evtl. auch privaten) Push-Benachrichtigungen aus. Der kontinuierliche Informationsfluss wird unterbrochen. Du entscheidest selbst gezielt, ob und wann du deine Nachrichten lesen und bearbeiten möchtest. Die Konfiguration der täglichen Bildschirmzeit für das ganze Gerät oder für einzelne Apps ist eine weitere Möglichkeit mehr Ruhe im Urlaub einkehren zu lassen.
Tipp Nr. 4: Richte deinen Outlook-Web-Kalender ein:
Im Outlook-Web-Kalender findet sich eine Funktion, die es ermöglicht, den Kalender während des Urlaubs zu blockieren und auch automatisch Absagen auf Einladungen während des eingestellten Zeitraums direkt nach Eingang zu verschicken. Einerseits musst du als Empfänger nicht stets selbstständig ablehnen, andererseits wird der Sender direkt über deine Absage informiert und muss ggf. nicht über deine Teilnahme spekulieren, sollte keine Rückmeldung auf seine Nachricht folgen.
Tipp Nr. 5: Aktiviere deinen Abwesenheitsassistenten:
Aktiviere in Outlook automatische Antworten auf Mails, die während deiner Abwesenheit auf eingehende Nachrichten versendet werden, sodass der Absender direkt darüber informiert wird, dass du aktuell nicht oder nur eingeschränkt erreichbar bist. Hier bietet es sich vor allem an, einen Vertreterkontakt zu nennen, an den sich der Sender ggf. in der Zwischenzeit wenden kann. Diese Anwendung lässt sich auch bei Krankheitsfällen, beschränkter Erreichbarkeit o.ä. ideal einsetzen.
Tipp Nr. 6: Urlaubserfassung in Outlook:
Für die Urlaubserfassung werden die einzelnen Urlaubstage in der Regel als Ganztagstermine eingetragen. Leider ist in diesem Fall die visuelle Darstellung nicht optimal, sodass die Einträge häufig übersehen und trotzdem Termine während der Abwesenheit reingestellt werden. Hier kann es daher von Vorteil sein, auf die Ganztagstermin-Funktion zu verzichten und jeden einzelnen Urlaubstag als durchgängigen Termin (z.B. von 06:00 bis 20:00 Uhr) einzutragen.
Tipp Nr. 7: Passe deine Abwesenheitszeit an:
Für eine ideale und stressfreie Urlaubs-Vor- und Nachbereitung ist es sinnvoll die tatsächliche Abwesenheitszeit in den Abwesenheitsnotizen anzupassen, das heißt, den Urlaubsstart einen Tag früher und die Rückkehr einen Tag später anzugeben, als dies tatsächlich der Fall ist. Nach dem Urlaub kann es vorteilhaft sein, keine fixen Meetings und Termine wahrzunehmen. So hast du vor dem Urlaub genügend Zeit alles auf deine Abwesenheit vorzubereiten und unsere ganzen Tipps anzuwenden 😉. Nach dem Urlaub kannst du in Ruhe ankommen und dich anschließend darauf fokussieren, deine Mails zu checken, Termine in Ordnung zu bringen und dich zu organisieren.
Tipp Nr. 8: Stelle Ruhezeiten und Statusmeldungen in der MS-Teams-App ein:
Richte dir in der Teams-App auf deinem Smartphone Ruhezeiten oder Ruhetage ein, während der du keine Benachrichtigungen auf dein Smartphone erhalten möchtest. Diese Funktion kann auch im Alltag integriert werden, wenn z.B. du nach Feierabend keine geschäftlichen Nachrichten mehr angezeigt bekommen möchtest.
Genau wie bei Outlook, du kannst du auch in Teams eine Statusmeldung für einen bestimmten Zeitraum verfassen, die im Chat automatisch bei Eingang von Nachrichten versendet wird. Der Chatpartner wird direkt über die Abwesenheit und ggf. über alternative Kontaktmöglichkeiten informiert.
Tipp Nr.9: Deaktiviere die Benachrichtigungen in MS-Teams:
Deaktiviere während deiner Urlaubszeit die Benachrichtigungen in Teams generell oder passe sie für einzelne Channels an, sodass du Hinweise auf neue Nachrichten nur für diese bekommst. Zudem hat Teams ein neues Feature, mit dem du aus Nachrichten direkt Aufgaben erstellen kannst. So hast du die Nachricht oder Aufgabe aus dem Kopf, ohne dass sie nach dem Urlaub vergessen wird oder untergeht.
Vereinbaren Sie jetzt einen Rückruf! Wir haben noch viel mehr Tipps & Tricks auf Lager wie Urlaub & Co. im Team mit Hilfe von Microsoft 365 organisiert werden kann.
Wir wünschen dir einen erholsamen und stressfreien Urlaub!
Mit seinen Kund*innen und Mitarbeiter*innen teilt er sein Wissen in den Sozialen Netzwerken und auf YouTube.
Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.
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