Alle wichtigen Infos zum Backup in Microsoft 365 haben wir für dich hier kurz und knapp zusammengefasst.
Täglich produzieren wir alle über Microsoft-365-Anwendungen wie Teams, OneNote und SharePoint, aber auch Datensilos wie Salesforce, HubSpot, Bexio, Dropbox etc. sehr viel Datenmaterial. Dabei gehen wir häufig davon aus, dass dieses Datenmaterial „irgendwo“ sicher und dauerhaft gespeichert wird. Allerdings machen wir uns nur wenig Gedanken darüber, ob unsere Annahmen tatsächlich der Realität entsprechen. Zudem denken wir an unvorhersehbare Szenarien wie Hacker-Angriffe, aber auch Vorfälle nicht-menschlicher Natur wie Naturkatastrophen eher selten. Microsoft hat klare Regelungen zur Datensicherung aufgestellt. Kai und Andreas empfehlen dringlichst, sich mit diesen Vorschriften auseinanderzusetzen. So kann Datenverlust vermieden werden. Im #365talk-Video zeigen sie dir einige Beispiele.
Out-of-the-box
Viele Microsoft Produkte haben bereits integrierte Funktionen zur Datensicherung. Bei Exchange und Outlook beispielsweise kann man unter dem Menüpunkt „Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“ Gelöschtes wieder verfügbar machen. Auch bei SharePoint ist es über die Versionierung möglich Daten -bis zu einem bestimmten Zeitraum- wiederherzustellen. Sogar bei Outlook lassen sich Mails -hier ebenfalls nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums- wieder verfügbar machen. Kalendereinträge hingegen nicht.Im Video zeigen dir Andreas und Kai noch weitere Beispiele für bereits integrierte Sicherungsmöglichkeiten.
Erwartungen an die Datensicherung
Von Backup in Microsoft 365 erwarten wir, dass sie unsere Daten JEDERZEIT, SCHNELL und LANGFRISTIG wiederherstellen können. Du solltest allerdings vorab festlegen, welche Daten genau und auf welche Weise gesichert werden sollen, beispielsweise nur E-Mails, Dokumente oder das ganze Postfach.
Wann ist ein Backup notwendig?
Die kurze Antwort lautet: immer! Es gibt unterschiedliche Szenarien, die zum Datenverlust führen. Angefangen vom menschlichen Versagen (Dokumente gelöscht, Postfach gelöscht, Dokument falsch bearbeitet oder überspeichert), bis hin zu Angriffsszenarien, wie Ransomware, oder technischem Versagen (z.B. Serverausfälle).
Aufbewahrungszeitraum
Gerne wird bei Backup-Angeboten schnell das Gesamtpaket mit automatischer Sicherung aller Daten gewählt, dies solltest du -vor allem im Hinblick auf die DSGVO / VDSG- mit Vorsicht in Anspruch nehmen. Stelle dir vor, du hast einen Bewerbungsprozess am Laufen und musst, gemäß den Datenschutzrechtlinien, im Anschluss alle eingegangenen Bewerbungen löschen. Hast du jedoch eine Backup-Option gewählt, die alle Daten automatisch sichert, kann es schnell zu Problemen kommen.
Wie du siehst, ist das Thema Backup ein sehr komplexes und wichtiges Thema. Wenn du Unterstützung dabei brauchst oder andere Anliegen im Bereich Microsoft 365, Azure und Co. hast, dann melde dich bei Kai! Er freut sich darauf, dir unter die Arme zu greifen! Vereinbaren Sie jetzt einen Rückruf!
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Mit seinen Kund*innen und Mitarbeiter*innen teilt er sein Wissen in den Sozialen Netzwerken und auf YouTube.
Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.
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