Die neue Suchfunktion in Microsoft Teams macht das Finden von Nachrichten, Personen und Datein um einiges leichter als bisher.
Warum? Weil dadurch die Navigation in der App durch künstliche Intelligenz eine schnellere Arbeitsweise zum Abschließen von Aufgaben ermöglicht wird. So wird übersichtlich auf einer ganzen Seite alles angezeigt, was mit dem eingegebenen Begriff zusammen hängt – alle Datein, Nachrichte, Personen etc. Hier erklären wir, wie das geht.
- Zuerst öffnen wir die Teams App oder Webanwendung und starten mit Strg + F die Suchfunktion. Dabei kann man auswählen, in welchem Kanal oder Chat gesucht werden soll. Hier kann nun ein Begriff wie zum Beispiel „Pricing“ eingetippt werden. Nachdem „enter“ gedrückt wurde, erscheinen alle relevanten Suchergebnisse auf der linken Seite.
- Hier kann jetzt feiner kategorisiert werden: Nachrichten, Teilnehmer, Datein. Es können übrigens nicht nur Begriffe, sondern auch ganze Fragen in die Suchleiste eingetippt werden, Google 2.0 also – nur, dass man mit Informationen aus den eigenen Teams-Datein/Chats etc. versorgt wird. Das heißt die Datein liegen im Sharepoint und werden nicht direkt von Teams zur Verfügung gestellt
- Übrigens: beim Durchsuchen von Datein kann man die Ergebnisse super einfach filtern. Beispielsweise nach Format (Powerpoint, Word, Excel etc.), Teamnamen oder Datum. Das vereinfacht das Suchen und Finden von Datein wirklich enorm – wie hier, wenn man beispielsweise nach „video“ suchen würde
- Wenn man eine ganz wichtige Nachricht sucht, kann das Suchen mit der Funktion lange dauern. Hier empfehlen wir, potentiell wichtige Nachrichten gleich zu speichern. Das gelingt, wenn man mit der Maus über den Chat fährt und im rechten Eck der Nachricht die 3 kleinen Punkte auswählt – hier ganz easy mit „Diese Nachricht speichern“. Wenn man dann auf das Profilbild (rechts oben) klickt, öffnet sich ein Drop-down Menü. Unter „Gespeichert“ liegen eben beschriebene Chats.
- Wir freuen uns schon auf die Zukunft, denn dann soll laut Microsoft das Suchfenster noch innovativer gestaltet werden… wir halten auch auf dem Laufenden!
Wer keine Lust auf langes lesen hat, kann sich die Kurzfassung als Video ansehen:
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Inhaber bei Osthoff innovations
Manchmal hat man das Gefühl, er hat zu jeder IT-Frage die passende Antwort. Die Wahrheit ist, Microsoft 365, Azure und Teams sind seine Passion.
Mit seinen Kund*innen und Mitarbeiter*innen teilt er sein Wissen in den Sozialen Netzwerken und auf YouTube.
Als zertifizierter PROSCI Change Management Practitioner begleitet er Unternehmen bei jeglichen Änderungen in der IT-Landschaft. Denn in erster Linie will der Mensch mitgenommen werden.
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